Geplaatst door E-mail etiquette – Het is tegenwoordig heel gemakkelijk om af te glijden naar informaliteit en spreektaal te gebruiken bij het schrijven en structureren van werkmails. Dit is prima wanneer je heen en weer mailt met jouw naaste collega’s, maar het is belangrijk om e-mail etiquette te gebruiken wanneer je mailt met mensen buiten de organisatie of zelfs met het directieteam van het bedrijf waarvoor je werkt. Internationaal rekruteringsspecialist Robert Walters deelt enkele etiquette basics voor zakelijke e-mails, die je best even checkt voordat je op de verzendknop klikt.
E-mail etiquette: alleen als het nodig is
Tegenwoordig ontvangen we de hele dag door e-mails. Probeer te voorkomen dat je de inbox van jouw collega’s vult met onnodige berichten en bedenk of jouw e-mail nuttig is voordat je hem verstuurt. Bovendien zijn sommige problemen ook gemakkelijker op te lossen met een kort telefoontje, of gewoon face-to-face. Antwoord je op een groepsmail? Ga na of jouw antwoord relevant is voor de hele groep, of alleen voor de oorspronkelijke afzender. Gebruik alleen “Reply all” als dit van toepassing is.
Denk aan jouw timing
Nu thuiswerken ingevoerd is, kunnen we in principe altijd en overal e-mails versturen. Maar het kan voor werknemers belastend zijn om ’s avonds of in het weekend e-mails te ontvangen. Vooral in een managementfunctie moet je erop letten dat je jouw teamleden niet buiten de kantooruren e-mailt. Het kan immers de indruk wekken dat overwerk wordt verwacht.
Professionele aanhef
Hoe schrijf ik een correcte mail? Welke aanhef in een mail? Als je een e-mail aan één persoon richt, begin je ofwel met ‘Geachte heer/mevrouw’ gevolgd door hun achternaam, of met ‘Dag’ of ‘Hallo’ gevolgd door hun voornaam. De voorkeur hangt af van de bedrijfscultuur en jouw vertrouwdheid met de ontvanger. Zorg ervoor dat je de naam correct spelt en ga er niet zomaar van uit dat ze het op prijs stellen dat je een afkorting gebruikt, zoals ‘Val’ in plaats van ‘Valerie’.
Als je naar een groep mailt, vermijd dan het gebruik van informele termen zoals ‘Hé jongens’ en ‘Hey iedereen’. Een veilige optie is om jouw e-mails altijd te beginnen met ‘Dag allen’ of ‘Goedemiddag allemaal’. Het spreekt ook voor zich dat je jouw e-mail altijd beleefd en vriendelijk afsluit, bijvoorbeeld met ‘Ik kijk ernaar uit van u te horen’ of ‘Met vriendelijke groeten’.
De functie ‘hoge prioriteit’ en ‘leesbevestiging’ gebruiken
Door de tag ‘hoge prioriteit’ overmatig te gebruiken, verliest hij op den duur zijn betekenis. Gebruik hem daarom enkel als je hem echt nodig hebt. Hou steeds in je achterhoofd dat e-mails hierdoor enigszins agressief kunnen overkomen, zelfs als dat niet de bedoeling is. Leesbevestigingen gebruik je beter niet, tenzij ze noodzakelijk zijn. Het kan de indruk wekken dat je de ontvanger niet vertrouwt, en dat je hem in staat acht om te ontkennen dat hij het bericht heeft ontvangen of om het niet te openen. De enige gepaste situatie om deze optie te gebruiken, is als je niet zeker weet of je het juiste of een geldig e-mailadres hebt.
Handtekening
Sluit jouw e-mail af met een professionele handtekening. Deze bevat best jouw naam, bedrijf en contactgegevens. Zo weten ontvangers hoe ze contact met je kunnen opnemen als dat nodig is.
Beantwoord jouw e-mails
Het is elementaire beleefdheid om e-mails altijd tijdig te beantwoorden. Als je dit niet doet, geef je blijk van een gebrek aan interesse en weet de persoon aan de andere kant niet zeker of je het bericht goed hebt ontvangen. Antwoorden lijkt niet altijd nodig, maar dient als goede e-mail etiquette, vooral als deze persoon een belangrijke rol in jouw carrière speelt, of invloed heeft in het bedrijf of de industrie.
Veel liefs,
Vanessa xxx