Geplaatst door Veel professionals nemen in de zomer vakantie, en september markeert de terugkeer naar het werk na deze periode van verminderde productiviteit. Dit kan resulteren in een ophoping van taken en projecten die tijdens de vakantie zijn blijven liggen. Voel je je overweldigd door je groeiende takenlijst of een overvolle inbox? Internationaal rekruteringskantoor Robert Walters deelt 4 eenvoudige tips om je te helpen je werkdag effectief te managen.
Tips om je werkdag effectief te managen
Tip 1: Formuleer een lijst met doelstellingen
Schrijf de doelen op die je wilt bereiken tegen de tijd dat je die dag het kantoor verlaat. Rangschik je doelen in taken om je dag in balans te brengen, zodat je aan het eind van de dag een gevoel van vooruitgang hebt.
Tip 2: Prioriteer taken in functie van je doelen
Als je je doelen hebt georganiseerd, deel ze dan op in haalbare acties, zodat je effectief prioriteiten kunt stellen. Als je deze lijst met acties de hele dag bij de hand hebt, blijf je gemotiveerd. Fysiek afvinken wat je hebt voltooid is ook een geweldige motivator.
Tip 3: Deel je tijd in
Plan je tijd op basis van je lijst met geplande taken, zodat je niet het gevoel hebt onder druk te staan of achter te lopen. Is het beter om ’s ochtends eerst de financiële gegevens door te nemen als je fris bent en ’s middags te brainstormen over ideeën, of andersom?
Tip 4: Neem een pauze
Investeer ten slotte elke dag tijd in lichaamsbeweging en ga even weg van je bureau voor een pauze. Deze extra inspanning zorgt ervoor dat je energieniveau en focus de hele dag constant blijven.
Tips om je inbox effectiever te beheren
Nu je je werkdag hebt gestructureerd, willen we je vier suggesties aanreiken om je inbox effectiever te beheren en daarmee je productiviteit en stressniveau te optimaliseren.
1. Is het noodzakelijk om deze e-mail te verzenden?
Begin met deze vraag. Als je ja antwoordt, bedenk dan wie de ontvanger is en welke boodschap overgebracht moet worden. Het versturen van een e-mail vereist over het algemeen een respons met concrete acties, dus overweeg of het beter face-to-face of in een teamvergadering kan worden afgehandeld.
2. Vermijd lange teksten
Formatteer je e-mail zo dat de belangrijke informatie bovenaan staat en in een logische volgorde.
3. Overweeg hoe je de cc-optie gebruikt
Het gebruik van CC dient enkel voor informatieve doeleinden en niet voor actieverzoeken aan de ontvangers die in de kopie zijn opgenomen.
4. Geef een deadline of verzoek om actie
De ontvanger zal het op prijs stellen als je de vereiste actie én de deadline hiervoor duidelijk communiceert. Zo kan deze persoon zijn of haar tijd beter indelen en efficiënt reageren op jouw e-mail. Het opvolgen van deze vier suggesties zal je helpen bij het beheren van e-mails in je inbox en de reacties die je dagelijks ontvangt. Dit bevordert effectief stressbeheer, ondersteunt relaties en persoonlijke doelen.
Lees ook: Time management tips: omgaan met deadlines, ‘nee’ zeggen en prioriteiten stellen