Efficiënt project timemanagement: 7 tips!

Of je nu Project Manager bent, of je krijgt de kans om mee te werken aan een of ander project: het succes ervan hangt af van een goed timemanagement. Je leidinggevende en collega’s zullen het namelijk allerminst appreciëren wanneer een project te laat wordt ingediend. Hoe zorg je ervoor dat het project binnen de vooropgestelde timing afgerond raakt? Internationaal rekruteringskantoor Robert Walters deelt enkele handige tips.

1. Timemanagement: focus op het doel

Dit klinkt misschien eenvoudig, maar wanneer projecten mislukken, is dat vaak te wijten aan een gebrek aan aandacht voor de algemene doelstellingen tijdens de pre-projectfase. Wanneer je de gewenste resultaten vooraf duidelijk formuleert en het einddoel in gedachten houdt, is het een stuk makkelijker om het project uit te voeren. Op die manier is er geen verwarring meer over de ambitie van het project, waardoor je geconcentreerder en doelgerichter te werk kan gaan.

2. Open communicatie

Open en continue communicatie tussen projectmedewerkers is uiterst belangrijk voor een geslaagd resultaat. Alle betrokkenen werken aan een gemeenschappelijk doel en dat alleen kan worden bereikt als de communicatie relevant, duidelijk en toegankelijk is voor iedereen. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat niet iedereen uit het team toegang heeft tot bepaalde gedeelde documenten of de juiste mails. Maak alle nodige informatie toegankelijk voor het hele projectteam, of durf er zelf naar te vragen indien jij degene bent die niet meteen aan de juiste documenten kan.

3. Attitude van het projectteam

De teamleden zijn de sleutel tot succes voor het project. Natuurlijk gaat het niet vanzelf om een project tot een goed einde te brengen. Iedereen moet zijn beste beentje voorzetten. De juiste attitude is dus cruciaal. Zorg er daarom voor dat iedereen in het team gemotiveerd is en naar hetzelfde resultaat toewerkt.

4. Creëer kleinere projecten binnen het bredere projectplan

Splits het grotere project op in kleinere, meer meetbare componenten. Het project zal op die manier minder afschrikwekkend lijken. Bovendien is het makkelijker om het succes en de resultaten tijdens het proces te meten. Teamleden kunnen bepaalde mijlpalen ‘vieren’, wat voor hernieuwde energie zorgt binnen het team alvorens het project de volgende fase ingaat.

5. Verwacht het onverwachte

Niet alles verloopt altijd volgens plan, dus is het belangrijk om aan het begin van het project rekening te houden met het onverwachte. Maak op voorhand een lijst van zaken die mogelijk mis kunnen lopen en die van invloed kunnen zijn op het project. Denk ook na over hoe je die zaken kan voorkomen of onder controle kan houden om de negatieve gevolgen binnen de perken te houden.

6. Wees flexibel

Er is vaak meer dan één manier om een doel te bereiken, en zoals gezegd gaat niet alles altijd volgens plan. Wanneer je het einddoel in gedachten houdt, kan je je dus gerust openstellen voor nieuwe ideeën om het plan aan te passen wanneer dat nodig of gewenst zou zijn. Op die manier zal het project op tijd worden opgeleverd, zelfs als er onderweg wat hobbels opduiken.

7. Grijp terug naar het projectdoel

Niet alleen voor het project van start gaat dien je het einddoel duidelijk te formuleren, ook tíjdens het project hou je het maar beter in gedachten. Het is gemakkelijk om in het project ‘te verdwalen’, maar wanneer je geregeld teruggrijpt naar het doel, zal dat minder snel gebeuren.

De bovenstaande tips voor het succesvol en op tijd opleveren van projecten vormen een basis voor je projectplan. Als één element faalt, kan de rest daar ook onder lijden. In dit artikel vind je nog meer time management tips zoals omgaan met deadlines, ‘nee’ zeggen en prioriteiten stellen. 

Gastartikel

Veel liefs,
Vanessa xxx